Wij geloven dat het slimmer kan

In de ambtelijke organisatie van Hollands Kroon zijn zo’n 330 mensen (circa 280 fte) werkzaam. Van 2014 tot 2018 zijn we getransformeerd van een directiemodel naar een structuur met 35 zelfsturende teams inclusief 3 directieleden. De zes kernwaarden: vertrouwen, lef, bevlogenheid, respect, contact en innovatie zijn de pijlers van de organisatie en staan voor de manier waarop de medewerkers met elkaar en met alle externe partijen omgaan.

35 zelfsturende teams inclusief de directie.

Waarom veranderen?

De samenleving is digitaler, flexibeler en meer open. Inwoners hebben toegang tot steeds meer kennis, wat ervoor zorgt dat zij mondiger en slimmer zijn. Voor betutteling is steeds minder plaats. Inwoners willen zelf keuzes kunnen maken, initiatief nemen en de regie in eigen hand houden. Zij verwachten dan ook maatwerk van de overheid. Voor de gemeenten van nu geldt: minder geld, minder regelgeving, maar ook meer doen. Op hun beurt wordt ook van inwoners meer zelfstandigheid verwacht. En zo worden de taken en verantwoordelijkheden van de overheid, gemeenten en de inwoners opnieuw verdeeld. Geen opgeheven vingertjes, maar met elkaar bekijken waaraan behoefte is en hoe die behoefte kan worden vervuld.

We streven daarom naar dienstverlening die makkelijker, sneller, beter, dichterbij en goedkoper is. Dit vraagt van de organisatie een andere manier van organiseren. Sturen op resultaat en ontwikkeling is het belangrijkste geworden om aan te sluiten bij de behoefte van inwoners. Geen genoegen nemen met standaardoplossingen en buiten de bestaande kaders en paden werken. Soms wordt er gekozen voor een gedurfde aanpak. Van medewerkers wordt gevraagd om ondernemend te denken, oplossingsgericht te handelen, initiatief te nemen, lef te hebben, risico's te nemen en positief kritisch te zijn.

Strategische visie

De ingezette verandering is in 2011, een jaar voor de fusie, als eerste vormgegeven in een strategische visie voor Hollands Kroon. Uitgangspunten daarin zijn:

Hoogwaardige en betaalbare dienstverlening
Digitaal, tenzij
Externe focus
Vraag is leidend
Ruimte voor ontwikkeling
Ondersteunen en versterken zelfredzaamheid
Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid inwoners

Organisatievisie

Om de uitgangspunten van de strategische visie mogelijk te maken was het credo van de toenmalige directie: extern winnen = intern beginnen. Daarom is vanaf de start van Hollands Kroon in 2012 ingezet op een organisatieverandering. Hiervoor is een organisatievisie geschreven waarin verantwoordelijkheid, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan. Dit vertaalt zich in een andere manier van werken:

Werken op elk moment
Werken op iedere plek
Met gebruik van eigen apparatuur
Focus op het resultaat
Een eigen ontwikkelpad creëren

Kernwaarden

De zes kernwaarden zijn de uitgangspunten van onze organisatie en staan voor de manier waarop we met elkaar en met alle externe partijen omgaan. Vertrouwen is de belangrijkste. Door te werken vanuit vertrouwen en medewerkers vertrouwen te geven, werken zij met veel meer inzet en creativiteit en boeken zij betere resultaten. Ook werken we niet met het registeren van uren, verlof of het fiatteren van declaraties. We vertrouwen erop dat medewerkers hier op een normale manier mee omgaan. Door vertrouwen aan de medewerkers te geven, hebben we als organisatie grote stappen gezet om de dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen te verbeteren. De manier waarop we werken en met elkaar omgaan vertaalt zich verder in de andere vijf kernwaarden bevlogenheid, lef, contact, respect en innovatie.

Resultaatgericht werken

Bij Hollands Kroon werken we resultaatgericht. Met de directie maak je ieder jaar resultaatafspraken. Drie keer per jaar heb je hierover als team een gesprek. Aan het begin van het jaar voer je een planningsgesprek waarin je als team aangeeft op welke resultaten je je focust. Halverwege het jaar volgt een tussentijds gesprek over de stand van zaken. Aan het einde van het jaar volgt een gesprek over de behaalde resultaten.

De teams worden door de directie als geheel gewaardeerd. Medewerkers waarderen elkaar onderling. Zowel binnen het team, als daarbuiten. Hiervoor maken we gebruik van de zogenaamde ‘WOP app’, wat staat voor ‘Waarderen Op Persoon’. Daarin kun je elkaar waarderen en feedback geven op de kernwaarden, competenties en de meetlat. Feedback geven is belangrijk bij Hollands Kroon. Alleen zo kun je leren en groeien.

Ontwikkelen bij Hollands Kroon

Bij Hollands Kroon krijgt iedereen alle mogelijkheden om zich te ontwikkelen. We hebben onze eigen Hollands Kroon academie waarin continu allerlei trainingen worden aangeboden. Deze kopen we zelf in zodat zoveel mogelijk mensen er gebruik van kunnen maken. Samen met andere gemeenten bieden wij ook vakgerichte trainingen aan. Elke medewerker krijgt € 1000,- die wij kronen noemen die jaarlijks ingezet kunnen worden voor de eigen ontwikkeling. Iedereen maakt zelf keuzes waar ze de kronen aan willen besteden. Wensen kunnen altijd bij de Hollands Kroon Academie worden neergelegd waarbij de insteek is dat als het mogelijk is, aan alle wensen wordt voldaan.

Ontwikkeling kan ook binnen de organisatie door in de breedte andere taken te verrichten. Via Hollands Kroon plein, een soort marktplaats, kunnen medewerkers klussen plaatsen en op klussen reageren. Dit maakt onze organisatie flexibel en medewerkers kunnen hun talenten op verschillende vlakken inzetten. Hollands Kroon plein is ook de plek waarin mensen die bij ons hebben gesolliciteerd en ‘HK proof’ bevonden zijn, staan ingeschreven. Zij kunnen reageren op vacatures of klussen die hierop geplaatst worden, nadat er intern geen kandidaten voor zijn.

Het nieuwe werven

Bij een nieuwe manier van werken passen bepaalde medewerkers. Om die reden hebben we de manier van het werven van medewerkers radicaal veranderd. Wij zoeken mensen die bij onze cultuur en organisatie passen. Kennis en vaardigheden zijn te leren. Passie, bevlogenheid, uitstraling en drive bepalen wie jij als persoon bent. Juist dat lees je niet in iemands brief of cv. Daarom gaat solliciteren bij ons net wat anders dan in de meeste organisaties. We willen namelijk eerst graag weten wie je bent, voordat we willen weten wat je kunt. Meer hierover lees op je op de pagina over ‘Hoe wij dat unieke talent vinden'.

Werken in zelfsturende teams

Van 2014 tot 2018 zijn we getransformeerd van een directiemodel naar een structuur met 35 zelfsturende teams inclusief 3 directieleden. Deze zelfsturing is geen doel op zich. Het is een organisch proces geweest om deze verandering te maken. Als medewerkers namelijk autonoom zijn en verantwoordelijk krijgen en ook nemen, is sturing van bovenaf minder nodig. Medewerkers zijn namelijk prima in staat om aan de hand van de koers van de politiek en/of directie, de doelen van hun werk (samen met de samenleving) te bepalen.

De transitie richting zelfsturing is begonnen met het in beeld brengen van de processen van de organisatie, de zogenaamde ‘nulmeting’. Op basis daarvan zijn profielen opgesteld per team waar medewerkers op konden reageren. Deze teams hebben hetzelfde proces, maar de inhoud van hun werk kan anders zijn. Daarna volgde de samenstelling van het team, die allemaal op een tweedaagse kennismaking zijn geweest. Een zelfsturend team bestaat gemiddeld uit 5 tot 8 personen.

Alle teams hebben een plan van aanpak gemaakt met daarin beschreven de doelen en de manier van samenwerking. Voor alle teams geldt een algemene meetlat. Daarin staan afspraken die voor alle teams gelden. Zo beheer je binnen je team je eigen budget, gebruik je de huisstijl en schrijfstijl op de juiste wijze, regel je hoe je bereikbaar bent, ben je als team verantwoordelijk voor HR-taken zoals het werven van nieuwe medewerkers, maar ook mutaties in het personeelssysteem, werk je zaakgericht en 100% papierloos. Daarnaast geldt voor ieder team een specifieke meetlat, die gaan over het inhoudelijke werk van het team.

Het gemeentekantoor

Bij onze manier van werken past geen traditionele kantoorinrichting. We werken tijd en plaats onafhankelijk en komen bij elkaar om te overleggen. Daarom is het kantoor, genaamd het Kroondomein, in Anna Paulowna ingericht als ontmoetingsplaats. Op deze manier sluit het aan bij onze manier van werken. Er is een huiselijke sfeer gecreëerd, met allerlei soorten werk/overlegplekken waar medewerkers zich thuis voelen. Ook kun je wat lekkers maken in een van de twee keukens. En omdat wij gezond leven en werken belangrijk vinden bieden we heerlijke koffie/thee aan en zorgen we voor fruit & snack groenten voor alle medewerkers.

Bring Your Own Device (BYOD)

Om overal te kunnen werken en bereikbaar te zijn krijg je als je bij Hollands Kroon in dienst komt een smartphone en een laptop. Dat noemen we Bring Your Own Device (BYOD). Zo maken we het medewerkers nog makkelijker om plaats- en tijdonafhankelijk te werken.

Hoe maken wij het nog beter?

Uiteraard hebben wij niet overal een antwoord op als het gaat om ‘nieuw organiseren’. Sommige dingen proberen we uit. Werkt het niet, dan veranderen we het. En zo staan ons ook nog wat uitdagingen te wachten voor de toekomst. Bijvoorbeeld het aansluiten van het beloningssysteem bij onze manier van waarderen, het borgen van processen, verbeteren van de beleidscyclus, het nog verder digitaliseren en verbeteren van onze dienstverlening, regionale samenwerking en zo zijn er nog meer uitdagingen te noemen.

Wat merken onze inwoners ervan?

De interne verandering heeft al veel bijgedragen aan de uitgangspunten van de strategische visie. Wat merken inwoners daarvan?

Allereerst kunnen inwoners meer digitaal regelen. Het uitgangspunt is voor onze dienstverlening dan ook ‘digitaal, tenzij’. Ofwel, we doen zo veel mogelijk digitaal. Dit doen we om de kwaliteit van onze dienstverlening aan onze inwoners te vergroten. Het doel is dienstverlening die makkelijker, sneller, beter, dichterbij en goedkoper is. Hiervoor maken we gebruik van moderne en efficiënte technologie. Zo werken we onder andere samen met Microsoft. Hierover hebben zij een magazine geschreven: http://blogs.microsoft.nl/stories/hollands-kroon

Als digitaal niet mogelijk is, gaan we naar onze inwoners toe. Denk aan de wijkteams en de kernbeheerders, maar ook de thuisbezorging van paspoorten en rijbewijzen en geboorteaangifte aan huis. Deze vorm van dienstverlening hebben we in 2018 uitgebreid door het aanvragen van een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs bij inwoners thuis te doen. Inwoners bestellen het product online via onze website hollandskroon.nl, betalen het en maken daarna een afspraak op een gewenste datum en tijdvak. Een medewerker van de gemeente komt vervolgens bij de inwoner thuis om de aanvraag te doen. Hiermee zijn we de eerste gemeente in Nederland die dat doen.

Hollands Kroon is een grote gemeente met veel openbare ruimte. Openbare ruimte die inwoners zelf mogen inrichten. Bijvoorbeeld het opknappen van een speeltuin, en stukje groen voor de deur. Inwoners kunnen deze initiatieven aanmelden bij onze kernbeheerders. Zij helpen met advies, gereedschap, vergunningen, enzovoort. De kernbeheerders hebben al 150 projecten in de gemeente begeleidt.

Een ander te noemen succes is het partnerschap dat wij hebben met zorgpartij Incluzio Hollands Kroon. Incluzio Hollands Kroon levert sinds 1 juli 2016 zorg en ondersteuning aan iedereen - van jong tot oud - in onze gemeente. Hierbij gaat het om alle taken in de Jeugdzorg, Wmo en voorliggende voorzieningen. De wijkteams vormen daarbij een sleutelrol. Zij zijn zichtbaar in de verschillende kernen en werken preventief. Zij bepalen mét de inwoners welke zorg nodig is. Want alleen samen kunnen we die mensen die het lastig hebben zo ondersteunen dat zij naar vermogen meekomen in de maatschappij.

Als gemeente willen we vooral zoveel mogelijk zaken mogelijk maken voor onze inwoners, bedrijven en organisaties. Zo min mogelijk regels. Daarom hanteren we het ‘ja, tenzij’ principe in alle vraagstukken die aan ons voor worden gelegd. Dit betekent dat we altijd positief tegenover nieuwe initiatieven staan en samen willen kijken hoe deze initiatieven gerealiseerd kunnen worden.

Kijk voor andere succesverhalen onderstaande video.